4.4 建立新系统逻辑模型
新系统逻辑模型是指经分析和优化后,新系统拟采用的管理模型和信息处理方法。因它不同于计算机配置方案和软件结构方案等实体方案。详细调查、收集资料,对现行系统进行业务流程分析、数据流程分析都是为终确立新系统的逻辑模型做准备。所以说新系统逻辑模型的建立是系统分析阶段的终结果,是系统设计和系统实施的依据。
新系统模型的建立包括新系统的业务流程、建立新系统的数据流程、新系统的功能结构和子系统划分三部分。其中,建立新系统的业务流程包括原系统业务流程分析、新系统业务流程设计和新系统的人机界面确定。
对新系统的信息处理方案的确定包括如下几部分:
(1)新系统组织机构及业务流程
首先要做的,就是确定新系统组织机构和业务流程。主要工作有删除或合并那些多余的或重复的处理过程,说明哪些业务处理过程进行了优化和改动以及改动的原因是什么、改动后将带来哪些好处等问题,给出最后确定的业务流程图,指出在业务流程图中哪些部分新系统可以完成、哪些部分需要用户完成。
(2)新系统目标及范围
新系统目标及范围的确立,服从于组织的整体目标和管理决策活动的需要。根据组织的整体业务目标和发展战略,确定新系统的发展战略,明确组织总的信息需求,制定信息建设总计划,其中包括确定新系统的总体发展目标、功能、大致规模和粗略估计所需资源,并根据需求的轻、重、缓、急程度及资源和应用环境的约束,确定新系统的范围,以及实现新系统的步骤。
(3)新系统逻辑结构及数据分布
逻辑结构及数据分布的方案有以下几种:从信息资源管理的集中程度考虑有集中式系统(CentralizedSystems)和分布式系统(DistributedSystems);从信息处理的方式考虑主要有批处理方式(BatchProcessing)和联机处理方式(OnlineProcessing)。
(4)新系统数据流图及数据字典
应该确定合理的数据和数据流程。主要工作有:确认最终的数据指标体系和数据字典,如指标体系是否全面合理,数据精度是否满足要求等。删去或合并多余的或重复的数据处理过程。说明哪些数据处理过程进行了优化和改动,以及改动的原因是什么,有哪些好处等;给出最后确定的数据流图,指出在数据流图中哪些部分新系统可以完成,改动后哪些部分需要用户完成。
(5)新系统数据分析及数据量统计
在新系统中,数据分析时要分清数据的种类。有企业的内部数据,也有外部数据;有固定数据,也有随机数据;有结构化数据,也有非结构化数据。
新系统中的数据,还可以按照职能来判断是属于生产管理类数据、销售管理类数据、物资管理类数据、财务管理类数据还是人事管理类数据。
生产管理的职能是计划、调度和统计。根据市场预测的信息、企业目标和生产能力,对企业的人力、材料、设备、资金等进行全面合理的安排,按产品的品种和规格制定生产进度计划和物资、人力、资金需求计划。生产管理类的数据主要来源于每日的生产统计,如产品产值、质量物耗指标、设备运行情况的统计等。
销售管理的职能主要是根据市场需要组织生产经营活动。销售管理类的数据主要来源于国家的政策、市场需求、用户订货情况、企业利润指标要求和企业生产情况等,另外,还有定期的销售分析等。
物资管理职能包括物资需求计划的制定、订货和库存管理,企业内空缺物资分配的管理等。物资管理类的数据主要来源于物资需求计划,库存及物资供应状况,物资净需求量,订货批量,定期的各种库存、费用、材料消耗报表等。
财务管理职能主要是以资金形式来反映企业的财务状况;对各类资金进行管理和控制,以加速流动资金周转,提高资金的使用效率;进行利润管理,为企业提供准确的利润信息;制定合理的财务收支计划,为企业资金的筹集和运用提供可靠依据。财务管理类数据主要来源于企业内部的各种单据、票证。
人事管理把各种人员按照某种关系组织在一起从事生产经营活动,为社会提供产品或服务。现代的人事管理职能,不仅进行人事档案和劳动工资定额的日常管理,还应把人力资源的合理使用和合理发挥作为目标来实现。而人事类数据则主要来源于职工的各种基本信息,以及经营活动中的各种数据。
(6)新系统实施策略及计划
系统实施是系统开发的最后阶段,是将系统设计的结果进行物理实现。在此期间,将投入大量的人力、物力及占用较长的时间进行硬件购置与安装、程序设计、程序和系统调试、人员培训、系统转换、系统管理等一系列工作,这个过程即系统实施阶段。
在系统分析与系统设计的阶段中,开发人员为新系统设计了逻辑模型和物理模型。系统实施阶段的目标,就是把系统设计的物理模型转换成可实际运行的新系统。
在企业信息化中,有些企业可利用成熟的管理软件系统,并在咨询公司的帮助下,实施新系统的策略。在这种情况下,新系统实施的内容,主要是实现企业业务内容与管理软件系统之间的整合。
(7)新系统投资预算及策略
对新系统进行投资,需要预先估算新系统开发、实施和运行所需的费用以及新系统的效益,将投资和预期效益进行比较,以说明在经济上是否合算。
新系统所需要的投资包括:计算机硬件设备费用、软件费用、人员费用(开发费,操作人员、维护人员的工资及培训费用);材料费用(打印纸、软盘、水、电等的费用)和其他费用(外部设备费用、电源设备费用、机房费用)。